Alle søknader blir behandlet individuelt. Hvis den ansatte tidligere har fått forlengelse grunnet koronasituasjonen, må en ny søknad begrunne hvilke ytterligere forsinkelser vedkommende har blitt rammet av, hvilke betydning det har for ferdigstillelsen og evt hvilke justeringer som er gjort.
Hvordan søker du
Søknaden skal inneholde en begrunnelse for forsinkelsen, jf. UiOs retningslinjer for forlengelse av stipendiater og postdoktorer som følge av stengt universitet og koronasituasjon.
Argumenter skal være reelle forsinkelser, grunnet forhold som forsinket datainnsamling, forsinkelser knyttet til hjemmekontor, situasjonens betydning for ferdigstillelse, endringer av prosjekt, hvor nær sluttdato man er, prosjektets karakter eller andre særskilte forhold.
Søknaden sendes til instituttleder som gir sin vurdering, sammen med en anbefaling fra veileder. Selve vedtaket om forlengelse behandles i fakultetets ansettelsesutvalg.
Omsorgsdager/sykt barn-dager på grunn av stengte barnehager/sykt barn, samt egenmeldinger, skal registreres i selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen (tidligere HR-portalen).
UiOs retningslinjer for forlengelse
UiOs retningslinjer for forlengelse av stipendiater og postdoktorer som følge av stengt universitet og koronasituasjon Vedtatt av universitetsdirektøren 6. april 2020. Revidert 27. juli 2020 hvor retningslinjene for forlengelse av stipendiater også ble gjeldende for postdoktorer.
Bakgrunn
Helsedirektoratet vedtok den 12. mars 2020 å stenge barnehager, skoler og utdanningsinstitusjoner, herunder landets universiteter. Ansatte jobbet da hjemmefra med mindre de ble spesifikt anmodet om å komme på jobb for å arbeide i UiOs bygninger. Disse endrede arbeidsbetingelsene omfattet også stipendiatene.
Stipendiatene er en særlig utsatt gruppe gjennom at de er i et forskerutdanningsløp som har egne rammer for ansettelsesforholdet. Arbeidsgiver har ansvar for å legge til rette for at stipendiater i størst mulig grad gjennomfører sitt arbeid hjemmefra. Stipendiatene er i ulike forskerutdanningsløp, og vi er positive til stipendiaters forslag til å tilpasse sin forskerutdanning til situasjonen innenfor rammene som er satt for stillingen. Stipendiatene kan likevel bli forsinket i sitt arbeid som situasjonen, og UiO ønsker å benytte den muligheten som ligger i dagens rammeverk som utgangspunkt for å vurdere forlengelse av stipendiater der de kommer i en reell forsinkelsessituasjon som følge av manglende tilgang til UiOs bygninger.
Lov- og tariffestet fravær som utgjør mer enn to sammenhengende uker gir grunnlag for forlengelse, jf. Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat § 2-3 (1) og (5) (lovdata.no). UiO valgte i perioden med stengt universitet og stengte skoler/barnehager (13. mars til 1. juni) å fravike forskriftens krav om at fraværet må være sammenhengende. Forlengelser på grunnlag av lov- og tariffestet fravær kommer i tillegg til forlengelser etter individuell vurdering av søknad, jf. forskriftens § 2-3 (6). Retningslinjene i dette notatet dreier seg om forlengelser etter individuell vurdering.
Retningslinjer for forlengelse av stipendiater og postdoktorer
Stipendiater og postdoktorer bør få forlengelse dersom de har blitt reelt forhindret i sin forskerprogresjon som følge av koronasituasjonen. Siden ansatte i disse gruppene har forskjellige forskningsoppgaver og er i ulik del av forskerutdanningsløpet, må forlengelser vurderes etter en konkret og individuell behandling.
Stipendiater og postdoktorer kan i denne konkrete situasjonen gis forlengelse med grunnlag i forskriftens §2-3 (6) (lovdata.no), dersom det foreligger særlige forhold som har vært til hinder for progresjonen i forskerutdanningen. Slike forhold kan være særlige omsorgsbelastninger og uforutsette hindringer av arbeidsmessig art som ikke kan lastes stipendiaten. I slike tilfeller skal det sannsynliggjøres at forskningsprogresjonen har blitt hindret som følge av koronasituasjonen.
Forlengelse vil bli vurdert etter en individuell, konkret, saklig og helhetlig vurdering av om stipendiaten/postdoktoren reelt sett har blitt forsinket i sin forskerutdanning. Ansettelsesorganet beslutter forlengelse (på fakultets-/institutt eller tilsvarende nivå) i henhold til reglene for styringsorganer etter søknad fra den ansatte.
Ansettelsesmyndigheten bes om å legge følgende momenter til grunn for behandling:
I hvilken grad har stipendiatene/postdoktorene reelt sett blitt forsinket i sitt arbeid som følge av koronasituasjonen Hvilken betydning har forsinkelsen for ferdigstillelsen av doktorgraden/prosjektet og hvor nært forestående er sluttdatoen for stillingen Forskerutdanningens-/prosjektets karakter, og om forskerutdanningen er teoretisk rettet, empirisk rettet og/eller eksperimentelt orientert. Hvilken tilgang kreves til lab, felt, lokaler og utstyr o.l.
Andre særskilte forhold som skaper betydelig forsinkelse og som er utenfor den ansattes ansvar og kontroll, for eksempel at veileder(e) blir forsinket med å gi nødvendige tilbakemeldinger.