Midtveisvurderingen er organisert i tre deler:
- Et åpent seminar i regi av Ph.d.-leder. Seminaret er ganske uformelt, med deltakere fra instituttet, Ph.d.-leder, veileder, kolleger, andre doktorgradsstudenter, og en ekstern sakkyndig. Dette seminaret bygger på opposisjon fra den eksterne sakkyndige og skal være en diskusjon av de fremlagte kapitler/artikler. Kandidaten åpner seminaret med en 15-20 minutters presentasjon av sitt prosjekt. Deretter blir kommentator invitert til å bruke omtrent en time på å diskutere teksten med kandidaten. Formatet kan være mer eller mindre dialogisk, avhengig av hva som virker mest nyttig.
- Et lukket møte der kandidaten, den eksternt sakkyndige, hovedveileder og ph.d.-leder (‘Evalueringskomiteen’) deltar. Det lukkede møtet kan være veldig kort, men er ment å gi kandidat, opponent, veileder, og Ph.d.-leder, muligheten til å ta opp spørsmål som ikke kom opp i det offentlige seminaret. På dette møte drøfter gruppen praktiske og spesifikke problemer. Møtet skal munne ut i tilrådninger med tanke på fullføring.
- Den eksterne sakkyndige skal skrive en kort skriftlig vurdering av stipendiatens progresjon, styrker og svakheter med prosjektet, og hvilke tiltak den eksternt sakkyndige anbefaler i det videre arbeide med avhandlingen.
Prosess før seminaret: Minst fire måneder før midtveisvurderingen bør veileder kontakte Ph.d.-leder med forslag til egnet ekstern ekspert. Ph.d.-leder vil invitere den eksterne og avtale dato for vurderingen. Vurderingen er en digital begivenhet der eksterne deltar kun eksternt. En hybridversjon med lokale kolleger fysisk til stede er tilgjengelig på forespørsel. Kandidaten velger i samråd med veileder ut noen tekstutdrag som skal vurderes. Dette kan for eksempel være utkast til introduksjon eller kappe (ved artikkelbasert avhandling) og ett til to kapitler eller artikler. Tekstene, samt en innholdsfortegnelse og fremdriftsplan for arbeidet med avhandlingen, sendes av kandidaten via e-post til evalueringskomiteen senest tre uker før midtveisevalueringen. Sammendragstekst og foto sendes også til forskningsrådgiver senest tre uker før evalueringen.