1) Møteinnkalling
Innkalling til møte skal sendes instituttstyrets medlemmer senest en uke før møtet finner sted.
2) Dagsorden
Dagsorden for et møte gjøres kjent senest en uke før møtet. Forslag til endringer i eller tillegg til dagsorden må bekjentgjøres i god tid og senest tre dager før møtet. For at saker som ikke står på dagsorden eller tilleggsdagsorden skal tas opp til realitetsbehandling kreves to tredjedels flertall.
Dagsorden/eventuelt tilleggsdagsorden skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles og om det i den enkelte sak tas sikte på en realitetsavgjørelse (vedtak), en foreløpig drøftelse, en avklaring av den videre saksbehandling, eller om saken er til instituttstyrets orientering.
3) Møteledelse
Instituttleder er styrets leder og leder møtene.
4) Møtefrekvens
Styrets leder skal sørge for at styret holder møter så ofte som det trengs. Instituttstyret skal innkalles hvis rektor, universitetsdirektøren eller et styremedlem krever det.
5) Instituttstyrets forhandlinger
- Møtene holdes som hovedregel for åpne dører.
- Følgende saker behandles alltid for lukkede dører:
a. Personalsaker som angår enkeltpersoner, herunder saker om tilsetting, oppsigelse, ordensstraff, avskjed og suspensjon.
b. Saker som etter lov eller forskrifter er taushetsbelagt. - Følgende saker behandles normalt for lukkede dører, dersom styret ikke bestemmer noe annet:
a. Utarbeidelse av budsjettforslag
b. Saker som berører UiOs samarbeids- eller konkurranseforhold til offentlige, halvoffentlige eller private institusjoner - Instituttstyret kan i orienteringssaker og spesielle saker vedta å lukke møtet i den enkelte sak av hensyn til den interne saksbehandling.
- Når særlige grunner taler for det kan instituttstyret innby utenforstående til å delta i dets møter, med talerett, men ikke stemmerett.
6) Vedtaksførhet
Instituttstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede.
7) Avstemningsregler
Et forslag vedtas med alminnelig flertall. Flertallet for et vedtak må utgjøre minst en tredjedel av samtlige styremedlemmer. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg avgjøres dette ved loddtrekning.
Valg gjennomføres etter bestemmelsene i Reglement for valg av representanter og ombud ved universitetet.
8) Protokoll
Det skal føres protokoll fra instituttstyrets møter. Det skal framgå av protokollen hvordan det enkelte medlem har stemt. Eventuelle særuttalelser skal utformes og innleveres under møtet. Ved møtets begynnelse oppnevnes to av styrets medlemmer til å godkjenne og undertegne møteprotokollen sammen med styrets leder og administrativ leder. Godkjent og undertegnet protokoll skal normal foreligge senest dagen etter møtet.
9) Møteplikt og forfall
Instituttstyrets medlemmer har plikt til å møte og avgi stemme hvis de ikke har gyldig forfall. Ved gyldig forfall gis beskjed til instituttstyrets sekretariat slik at varamedlem kan innkalles. Det kan ikke stemmes blankt annet enn ved valg.
10) Generelt
I spørsmål som ikke er berørt i punktene 1-9, kan instituttstyret med to tredjedels flertall bestemme sin forretningsorden.
11) Gyldighetsområde
Dette reglementet gjelder for instituttstyret ved IAKH.