1. Planlegg arrangementer i god tid!
Husk å planlegge fagutvalgets arrangementer i god tid. Fristen for å søke om faglig-sosiale midler er senest tre uker før arrangementet finner sted. Dere kan søke om støtte til ett og ett arrangement, eller flere arrangementer samlet.
Informasjon om faglig-sosiale midler og søknadsskjema finner dere her.
Hvert fagutvalg kan søke om støtte for inntil tre innkjøp gjennom UiOs innkjøpssystem hvert semester. Ved større, felles arrangementer som flere fagutvalg samarbeider om kan det gjøre ett ekstra innkjøp per arrangement. Instituttet dekker inntil 150 kroner per person per arrangement, og maksimalt 10 000 kroner per år per fagutvalg. Merk at hvor mye støtte det er mulig å få er er avhengig av den totale mengden søknader, og det er ikke garantert at man får innvilget alt man søker om.
Dersom man ønsker å bestille for mer enn 150 kr per person kan dette dekkes inn ved at deltakerne betaler en egenandel for å delta på arrangementet.
2. Informer studentene om alt dere skal arrangere for dem
Studiekonsulenten på ditt program kan hjelpe dere med å sende ut én e-post hvert semester med oversikt over kommende arrangementer, og lenke til Facebook-side e.l. der studentene kan holde seg oppdatert utover i semesteret. Nok en god grunn til å planlegge i god tid!
3. Når det nærmer seg tidspunkt for arrangementet:
Inviter studentene! For arrangement der det skal bestilles mat eller transport kreves det deltakerliste for arrangementet til bestillingen. For påmelding kan dere f.eks. bruke Nettskjema.
Bestill lokale på UiO til arrangementet om dere trenger det. Søknadsskjema må sendes inn senest 7 virkedager før arrangementet. På denne siden finner dere søknadsskjema og retningslinjer.
NB! Sjekk i god tid om deres fagutvalg er registrert som studentforening. Kun registrerte studentforeninger har mulighet for å søke om bruk av rom.
Mat, snacks og transport:
Fagutvalget må senest 14 dager før arrangement/aktivitet sende bestilling på epost til henvendelser@ikos.uio.no. Bestillingen må være i tråd med hva dere har søkt om faglig-sosiale midler til.
Bestillinger gjennom UiOs innkjøpssystem
UiO har avtaler med leverandører av mat og transport. Rådfør med studiekonsulenten for å få oversikt over avtalene.
Bestillingen må vanligvis inneholde følgende informasjon (rådfør deg med studiekonsulenten):
- Hva som ønskes bestilt
- Arrangement: Tittel på arrangement/aktivitet, tid og sted
- Deltakere: Liste over påmeldte deltakere, hvilke studentgrupper som er invitert.
- Navn på leverandør
- Leveringssted
- Leveringstidspunkt
- Kontaktperson