Ansvar for personvern i studentprosjekter
Veiledere har ansvar for personvernet i studentforskning på masternivå, men du som student har også et selvstendig ansvar for å ivareta personvernet til respondenter eller informanter i ditt forskningsprosjekt. Veiledningsavtalen mellom deg og din veileder tydeliggjør ansvaret for personvernet og håndteringen av dataene i ditt prosjekt.
På IKOS er det obligatorisk for både masterstudenter og veiledere å ha gjennomført kurs i personvern i Canvas (eksterne veiledere skal ha satt seg inn i nødvendig informasjon, dette kan gjøres ved å gjennomføre åpent kurs). For masterstudenter inngår kurset som obligatorisk komponent i et av emnene du tar i masterprogrammet, og du vil få informasjon om kurset når du tar det aktuelle emnet.
Du kan lese mer om plikter og ansvar for personvern i studentprosjekter på UiO sine nettsider.
Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en person, enten direkte eller indirekte.
Eksempler på personopplysninger er navn, fødsels- og personnummer, e-postadresse, bilde, lyd- og videoopptak, helseopplysninger, adferdsmønster og en rekke andre opplysninger som er om en person.
Det er viktig å vurdere om du kan gjennomføre prosjektet uten å samle personopplysninger. For gode råd, se veiledning fra SIKT (tidligere NSD):
Hvordan gjennomføre et prosjekt uten å behandle personopplysninger (ekstern lenke)
For mer informasjon:
Anonyme opplysninger
Anonyme opplysninger er informasjon som ikke på noe vis kan identifisere enkeltpersoner i et datamateriale, hverken direkte gjennom navn eller personnummer eller indirekte gjennom tilleggsinformasjon. Indirekte identifikasjon kan skje ved at det oppgis opplysninger man kan koble til navn ved hjelp av andre registre eller lignende. Eksempler kan være telefonnummer, adresse, eller kombinasjoner av opplysninger som for eksempel kjønn, alder, bosted og antall søsken.
Anonyme opplysninger er ikke personopplysninger siden de ikke kan knyttes til identifiserbare enkeltpersoner. Dersom du kun behandler anonyme opplysninger i ditt prosjekt, trenger du ikke å melde prosjektet til Personverntjenester under SIKT (tidligere NSD).
Behandling av personopplysninger
Dersom du skal behandle personopplysninger i prosjektet ditt, er det viktig at du sørger for å behandle personopplysningene på en god og sikker måte. Du må følge gjeldende regler og UiOs rutiner for forskning med personopplysninger. Du må også vurdere om prosjektet ditt er i tråd med de forskningsetiske retningslinjene.
Ved UiO må alle forskningsprosjekter som skal behandle personopplysninger meldes til Personverntjenester under Sikt for vurdering av personvernet i prosjektet. Du kan ikke begynne med datainnsamling før du har fått godkjenning fra Sikt. Dersom du skal samle data i utlandet (utenom EU/EØS), må du være oppmerksom på at du i tillegg til å følge de ordinære reglene, også må følge eventuelle lokale regler. Snakk med veileder om dette.
Før du kan melde inn prosjektet må du ha avklart en del ting, og det kan det være lurt å se på Personverntjenester under Sikts sjekkliste for utfylling av meldeskjema. Saksbehandlingstid hos Personverntjenester under Sikt kan variere fra et par dager til en måned avhengig av prosjektets kompleksitet. Derfor bør du melde inn prosjektet senest 30 dager før datainnsamlingen skal starte.
Ta kontakt med veilederen din dersom du har spørsmål om behandling av personopplysninger i forbindelse med masteroppgaven.
Dette må du tenke på i oppstarten av prosjektet dersom du skal behandle personopplysninger
Hva skal du forske på og hvem skal du innhente opplysninger om?
Definer så presist som mulig hva du skal forske på, hvem du trenger å innhente personopplysninger om samt hvilke personopplysninger du trenger, for å svare på problemstillingen din.
Hva slags personopplysninger skal du behandle?
Sammen med veilederen din må du klassifisere personopplysningene du skal behandle i prosjektet ditt i henhold til UiOs klassifisering. Er det grønne, gule eller røde data? Hvilken klassifisering personopplysningene tilhører har innvirkning på hvordan de kan behandles. Særlige kategorier av personopplysninger klassifiseres som røde data og skal behandles som sensitive og ekstra beskyttelsesverdige.
Hvordan skal du samle inn data?
Innsamling av data må skje innenfor trygge rammer og ved bruk av godkjent utstyr. Hvordan du skal samle inn data planlegger du og avklarer med din veileder.
Du må forsikre deg om at data lagres forsvarlig og slettes på midlertidige enheter.
Du kan benytte UiO-Nettskjema til datainnsamling. Nettskjema har også en diktafon-app.
Hvor og hvordan skal du lagre dataene?
Når du har klassifisert dataene dine må du sørge for at de lagres på godkjent måte i henhold UiOs lagringsguide. Det skal sikres at ingen uvedkommende får tilgang til informasjon som kan være personidentifiserende.
Sørg for å slette midlertidige lagringer. Sørg også for at hoveddata og eventuelle backup er lagret på forsvarlig måte.
Lagring av røde data i UiO Lagringshotell
Skal du samle inn røde data i ditt prosjekt, må du lagre dataene dine i en personlig mappe som blir oprettet for deg. Instituttet har rutiner for dette, og du vil få epost fra IT-seksjonen på fakultetet når en slik mappe er opprettet. En slik epost betyr ikke at du bare kan begynne med datainnsamling, da prosjektet ditt må bli godkjent av SIKT først. Mappen er bare en teknisk løsning for sikker lagring av røde data, hvis det skulle være aktuelt, og oppretes automatisk for alle studenter på relevante emner.
Hvordan skal du innhente samtykke?
Når du samler inn personopplysninger, må du kunne dokumentere at du har gitt informasjon og innhentet samtykke fra dem du registrerer opplysninger om, med mindre du benytter data på aggregert nivå (for eksempel registerdata). Informasjonen du gir til deltakerne i prosjektet ditt skal være kortfattet, lett forståelig og i en lett tilgjengelig form. Se gjerne Personverntjenester under Sikt sin sjekkliste for hva du må informere deltakerne om.
Personverntjenester under Sikt anbefaler skriftlig informasjon og skriftlig samtykke som hovedregel, og har utarbeidet en mal for informasjonsskriv og samtykkeskjema som du kan benytte deg av i ditt prosjekt. Det er også mulig å bruke nettskjema for samtykke.
Når du har avklart punktene over er du klar for å melde inn prosjektet ditt til Personverntjenester under Sikt
Slik melder du prosjektet ditt til Personverntjenester under Sikt
Du melder inn prosjektet til Personverntjenester under Sikt i et meldeskjema. Det er du som student som melder inn prosjektet til Personverntjenester under Sikt, men veilederen din kan hjelpe deg. Personverntjenester under Sikt har også en chat-funksjon du kan bruke hvis du har spørsmål mens du fyller ut skjemaet.
Når du melder inn prosjektet ditt må du oppgi hvem som er prosjektansvarlig. Oppgi veilederen din som prosjektansvarlig.
Her melder du prosjektet ditt til Personverntjenester under Sikt
Husk å legge inn privat epostadresse og mobilnummer i meldeskjema for å sikre at det er mulig for Personverntjenester under Sikt og UiO å ta kontakt med deg når prosjektet skal avsluttes.
Hvis du må gjøre endringer i prosjektet etter at meldeskjema er utfylt og endringene får følger for behandlingen av personopplysninger, må du melde fra til Personverntjenester under Sikt for ny vurdering. Du finner informasjon om hvordan du melder inn endringer til Personverntjenester under Sikt her.
Har du spørsmål, behov for teknisk veiledning eller skal låne utstyr?
Kontakt din veileder hvis du har spørsmål om personvern.
Veilederen din kan ved behov rådføre seg med personvernkontaktene på instituttene.
IT-tjenesten på HF bistår med teknisk veiledning i forbindelse med datahåndtering, og utlån av noe utstyr.
Du som student kan også ta direkte kontakt med Personverntjenester under Sikt.
Vil du vite mer om personvern?
Du finner mye nyttig informasjon om personvern på Personverntjenester under Sikt sin hjemmeside