Tilstede: Arne Krumsvik (styreleder), Gunn Enli (vara FVA), Marika Lüders (FVA), Jon Inge Faldalen (FVA), Anders Lysne (MVA), Haakon Berg Johnsen (TAA), Thea Asora Sørlund Johannesen (studentrepresentant), Torstein Norum Bugge (studentrepresentant), Kari Steen-Johnsen (ekstern styrerepresentant), Maria Utheim (undervisningsleder) og Aina Nessøe (administrasjonsleder).
Referent: Rådgiver Katerina Houben
Saker til behandling i åpent møte
Ordinære saker
Sak 10/17: Utpeking av to medlemmer til å godkjenne og undertegne protokollen
Vedtaksforslag:
Instituttstyret godkjenner innkallingen og vedtar at følgende personer pekes ut til å godkjenne og undertegne protokollen for 14. mars 2017:
Kari Steen-Johnsen og Anders Lysne
Orienteringssaker
Sak 11/17: Protokoll fra instituttstyrets møte 17. januar 2017
Saksdokument: Protokoll fra instituttstyrets møte 17. januar 2017
Tatt til orientering.
Sak 12/17: Orienteringer fra ledelsen
Styret har for inneværende år definert to hovedsatsinger innen henholdsvis undervisning og forskning: forbedre studiegjennomføringen på IMK og jobbe for å få færre, men bedre og større prosjektsøknader. Ledelsen har nå igangsatt et prosjekt som skal foreta en systematisk analyse av årsaker til frafall, faktorer som bidrar til gjennomføringen, kartlegge beste praksis og relevant forskning på feltet, og presentere anbefalinger til tiltak. På forskningsområdet gjennomføres det flere tiltak, særlig med tanke på å utarbeide både individuelle og tematiske EU-søknader. Når det gjelder bedre søknadsskriving, ble Gunn Enlis seminar om prosjektsøknader trukket fram som et godt initiativ.
Sak 13/17: Orienteringer fra studentene
Studentene har deltatt på et instituttstyreseminar, og har fått nyttige innspill. Studentutvalget og Linjeforeningen skal gjennomføre flere samlinger for studenter. Utfordringen er å engasjere masterstudenter, og særlig de som er i «skrivefasen» og driver et selvstendig løp.
Underviserne på IMK bes om å formidle informasjon om studentutvalget og Linjeforeningen til studentene på begge nivåer.
Orienteringssaker
Sak 14/17: Tilsettingsprosesser ved IMK
Det vises til oppdatert oversikt over tilsettingsprosesser på IMKs hjemmesider: http://www.hf.uio.no/imk/om/jobb/rekrutteringsprosesser-pa-imk.html med tidsfrister, komitesammenheng og retningslinjer for vurdering av søkere.
I tråd med HFs mål om å effektivisere tilsettingsprosesser foreslår styreleder at innstillingsrapportene på de to midlertidige stillingene (postdoktor) tas på sirkulasjon (dvs at innstillingsrapportene sendes til stemmeberettigede styremedlemmene på epost). Skulle det vise seg at styret har behov for å diskutere innstillingene i et «fysisk» møte, gir styret ledelsen beskjed om det, slik at ledelsen innkaller til et ekstraordinært styremøte, eller forbereder saken til behandling i neste styremøte.
Forslaget tiltredes.
Sak 15/17: Økonomirapport 2016 og vurdering av økonomisk situasjon
Saksdokumenter: Økonomi ved IMK ved administrasjonsleder Aina Nessøe
Det er akkumulert et stort overskudd («underforbruk») på IMK, noe som er en gjennomgående situasjon på HF. Det akkumulerte overskuddet skyldes hovedsakelig lavere personalkostnader, lavere driftskostnader og overføringer fra NAV o.l. En stor del av overskuddet knyttes til en noe forsinket implementering av flere tiltak innenfor Nordic Media, noe som også er tilfelle på flere institutter på HF. Langtidsbudsjettet (mot 2021, slik det er budsjettert ut fra situasjonen i dag) viser et stort underskudd, men ledelsen påpeker at de reelle tallene vil være avhengige av flere foreløpig ukjente faktorer: den nye finansieringsmodellen, faglige prioriteringer, situasjonen med ekstern finansiering ved IMK med mer. I denne forbindelse orienterer ledelsen om at sak om IMKs bidrag til neste runde med faglige prioriteringer skal opp på neste styremøte.
Rapport tatt til orientering.
Vedtakssaker
Sak 16/17: Studiekvalitetsrapport
Saksdokumenter:
- Framleggsnotat ved undervisningsleder Maria Utheim
Styret mener at rapporten gir et dekkende bilde av undervisningssituasjonen på IMK, og ikke minst understøtter behovet for en systematisk analyse av gjennomføringssituasjonen på IMK, ref ledelsens orientering i møtet. Samtidig bemerker styret at flere av de tiltakene hvor studentene forventes å ta ansvar for koordineringen, beskrives i rapporten som mindre vellykkede, og mener at det i de fleste tiltak bør være en ansatt på IMK som tar på seg koordineringsansvaret og fordeler oppgavene.
Vedtak: Enstemmig vedtatt.
Saker til behandling i lukket møte
Diskusjonssak
Sak 17/17: Utlysning av tre førsteamanuensisstillinger iht IMKs stillingsplan
Tilsettingssaker er unntatt offentlighet, jfr off.l. §25.
- Framleggsnotat ved instituttleder
- Utkast til stillingsutlysningene (deles ut til stemmeberettigede medlemmer)
Foruten et par språklige rettelser mener styret at stillingsutlysningene generelt ikke skal knyttes eksplisitt til noen eksisterende samarbeidsområder, men snarere til forskningsfelt, og at tid til forskning og muligheter for professoropprykk bør synliggjøres bedre i HFs mal, noe som kan være med på å tiltrekke internasjonale søkere. Ledelsen oversender styrets ønske til HF.
Eventuelt
Ingen saker meldt.