Da alt stengte ned i mars innså professor i lingvistikk Åshild Næss og hennes medarrangører av den internasjonale konferansen Austronesian and Papuan Languages and Linguistics (APLL) at de måtte tenke nytt. Stilt overfor valget mellom å avlyse, eller forsøke å få til et online-arrangement, valgte de å prøve det siste.
Alt foregikk live
– Vi la oss så tett opptil formatet for en fysisk konferanse som mulig, som innebar at alt foregikk live via Zoom. Vi satte opp hver bolk med to til fire foredrag som et eget Zoom-møte, og brukte passordbeskyttelse og Zooms venterom-funksjon for å hindre Zoom-bombing, forklarer Næss som arrangerte konferansen sammen med postdoc Jozina Vander Klok og stipendiat Linn Iren Sjånes Rødvand.
De som ønsket å delta måtte registrere seg. Arrangørene førte lister over hvem som skulle slippes gjennom venterommet. Frivillige blant konferansedeltagerne hjalp til med å administrerere dette, og det fungerte fint ifølge Næss.
Plenarforelesningene ble satt opp som webinarer som var åpent tilgjengelige for alle.
– Konferansen hadde også egne Zoom-møter for kaffepauser, lunsjpauser, og sosiale sammenkomster på kvelden. Disse var ikke veldig godt besøkt, men deltakerne ga uttrykk for at de satte pris på dem, sier Næss.
Fornøyde deltakere
Med deltakere fra både USA, Asia, Australia og New Zealand måtte programmet omorganiseres en del for å ta hensyn til tidsforskjeller når ikke alle var fysisk til stede i Oslo.
Ingen behøvde å holde sitt eget foredrag midt på natta, men publikum fikk ikke alltid med seg alle foredragene de ønsket på grunn av tidsforskjellene. Presentasjoner fra innleggene legges ut i etterkant.
– Vi har fått mye skryt fra konferansedeltakerne, som syntes opplegget fungerte veldig godt, sier Næss.
Klimafordeler ved mindre reising
Mange som ikke ville hatt mulighet til å reise til Oslo, kunne delta online. Dette er en åpenbar fordel med digitale konferanser, i tillegg til et bedre klimaavtrykk ved mindre reising.
– Vi har dessuten lært en god del om muligheter og begrensninger i Zoom. Det gikk ikke alltid knirkefritt, og vi måtte finne løsninger i siste liten flere ganger. Vi deler gjerne erfaringene våre med kolleger som vil prøve noe lignende.