Handlingsplan for forskerutdanningen 2022-2023

Bakgrunn

Det ble igangsatt en evaluering av fakultetets ph.d.-program i 2020 og et eksternt evalueringspanel leverte en rapport i mars 2021. Evalueringsrapporten (pdf) understreker at HFs ph.d.-program holder høyt nivå, men trekker også fram områder med rom for forbedring og understreker fakultetets potensial for å utvikle en ledende forskerutdanning innen humaniora.

Panelet foreslår at dagens struktur – ett felles ph.d.-program for hele fakultetet med hovedvekten av den faglige oppfølgingen delegert til instituttene – beholdes, men med styrket koordinering og samarbeid for å sikre et jevnt tilbud til alle kandidater, kritisk masse på ph.d.-kurs, felles kvalitetsstandarder og effektiv utnyttelse av hele vår faglige bredde. Rapporten peker også på hvor viktig veiledning er i ph.d.-programmet, og foreslår at det innføres tiltak for å styrke det kollegiale fellesskapet rundt veiledning. Videre mener panelet at vi bør sørge for god karrierestøtte for alle kandidater, enten de tar sikte på en karriere i eller utenfor akademia, og tenke gjennom bruken av gjennomføringsstipendperioden.

Handlingsplan

Handlingsplanen skal gi en helhetlig tilnærming til arbeidet med å heve kvaliteten ytterligere på fakultetets ph.d.-program. Med ph.d.-program forstås det samlede forskerutdanningstilbudet og rammene for dette, dvs. opplæringstilbud, veiledning og avhandlingsarbeid, oppfølging av den enkelte kandidat og organisering av forskerutdanningen ved fakultet og institutter.

Handlingsplanens tiltak skal bidra til å sikre at alle kandidater på programmet får oppfølging og et forskerutdanningstilbud av høy kvalitet, med forutsigbare og varige rammer uavhengig av hvilket institutt de er knyttet til. Forskerutdanningstilbudet skal være organisert slik at de samlede ressursene utnyttes hensiktsmessig og slik at kontinuitet og forutsigbarhet i tilbudet sikres.

Det er behov for en større grad av koordinering av kurstilbudet som gis ved instituttene og det er et underutnyttet potensial for samarbeid og arbeidsdeling mellom instituttene. Det er også behov for å utvikle fakultetets felleskurs. Koordinering og nye bestemmelser om opplæringsdelen vil fortsatt gi instituttene rom for variasjon i tilbud og aktiviteter, men det vil presiseres noen felles minstestandarder for hva opplæringstilbudet skal bestå av.

Handlingsplanen har fem prioriterte innsatsområder:

• Koordinering og samarbeid
• Opplæringsdelen
• Veiledning
• Karriereutvikling
• Kvalitetssikring

1: Koordinering og samarbeid

Styrket koordinering og samarbeid skal bidra til å sikre et forutsigbart og godt forskerutdanningstilbud til alle våre ph.d.-kandidater, og vil gi oss muligheten til å utnytte hele vår faglige bredde på en hensiktsmessig og ressurseffektiv måte. Instituttene skal, som i dag, levere mesteparten av kurstilbudet og ha hovedansvar for oppfølgingen av ph.d.-kandidatene. Fakultetets ph.d.-leder skal bidra til koordinering og bedre samarbeid. Samarbeidet skal styrkes ved å opprette et ph.d.-programråd som erstatter dagens ph.d.-ledernettverk. Det administrative ph.d.-nettverket, PHD-FANE, er også sentralt for samarbeid, informasjonsdeling og koordinering på tvers av instituttene. Fakultetet skal sørge for tydelige rammer for og forventninger til instituttenes forskerutdanningstilbud og legge til rette for samarbeid.

Tiltak 1.1

Flere av de andre tiltakene i handlingsplanen og behovet for mer koordinering, krever at vervet som koordinator for fakultetets felles ph.d.-kurs (heretter «fakultetets ph.d.-leder») utvides i omfang. Ph.d.-lederen får noen nye arbeidsoppgaver sammenlignet med dagens ordning. Ph.d.-leder får en mer aktiv rolle i arbeidet med å koordinere instituttenes forskerutdanningstilbud. I tillegg skal fakultetets ph.d.-leder utvikle og koordinere fakultetets forskerutdanningstilbud, både den obligatoriske fellesdelen og felles opplæring i forskerferdigheter (generiske kurs). Fakultetets ph.d.-leder følger opp kurstilbudet og ser til at det er tilstrekkelig og forutsigbart, samt at arbeidsbyrden fordeles jevnt mellom instituttene (relativt til størrelse) og at instituttene kan nyttiggjøre seg hverandres tilbud og kompetanse. Ph.d.-lederen skal lede programrådet. Åremålet som ny ph.d.-leder lyses ut internt, med planlagt tiltredelse sommeren 2022.

Tiltak 1.2

Instituttene har et delegert ansvar for faglig tilbud og oppfølging av ph.d.-kandidatene og veiledere. Instituttenes ph.d.-ledere skal derfor være en del av eller tett koblet til ledergruppa ved respektive institutt. For å styrke samarbeidet og koordineringen på tvers av institutter og fakultet og for å heve kvaliteten på forskerutdanningstilbudet, opprettes et ph.d.-programråd, med et tydelig mandat.  Instituttene skal være representert på møter i programrådet og ph.d.-lederne må delta aktivt for samarbeid og arbeidsdeling på tvers av instituttene og med fakultetets ph.d.-leder. I programrådet skal det legges til rette for en løpende diskusjon om hva som er kvalitet i forskerutdanningen.

Sammensetning: Programrådet skal ledes av fakultetets ph.d.-leder og skal bestå av én ph.d.-leder fra hvert av de sju instituttene, én stipendiat og én T/A-ansatt.

Programrådet skal

• Koordinere og planlegge kurstilbud på en slik måte at det samlede forskerutdanningstilbudet ved HF dekker hele stipendiatmassens behov, er forutsigbart og utnytter vår store fagbredde, samt at arbeidsbyrden med å arrangere kurs og aktiviteter fordeles jevnt mellom instituttene, relativt til størrelse
• Samarbeide om gjennomføring av kurs eller andre aktiviteter for ph.d.-kandidatene
• Planlegge temaer for og fordele ansvaret for å avholde veiledersamlinger
• Jevnlig diskutere beregning av studiepoeng, kriterier for ekvivalering og godkjenning av eksterne kurs, for å sikre rettferdig poenguttelling og likeverdige krav til opplæringsdelen for alle våre ph.d.-kandidater uavhengig av institutt
• Jevnlig diskutere kvalitetssikring og kvalitetsutvikling, og foreslå rutineendringer og utviklingstiltak der de ser behov for det
• Jevnlig diskutere rutiner for oppfølging av ph.d.-kandidatene, inkluder mottak og avslutning

Tiltak 1.3

Forskerutdanningstilbudet skal være forutsigbart både for ph.d.-kandidatene og instituttene som leverer tilbudet.  Kurstilbud etc. planlegges så langt som mulig for to år fram i tid og skal koordineres av fakultetets ph.d.-leder, slik at instituttene vet hva de har ansvar for og når det skal gjennomføres. Koordinering skal sikre at ph.d.-programmet samlet har et relevant og variert forskerutdanningstilbud av høy kvalitet. Tilbudet av kurs e.l. skal være i tråd med bestemmelsene for innhold og sammensetning av kandidatens opplæringsdel. Gjennom koordinering av både faglige og generiske kurs, både valgfrie og obligatoriske, skal det sikres en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom instituttene og mellom fakultetet og instituttene. Alle kurs, seminarer e.l. skal kunngjøres så tidlig som mulig, etter en mal som fakultetet fastsetter og på en felles plattform.

Det skal i løpet av 2022 utarbeides retningslinjer og rutinebeskrivelser for planlegging, koordinering og annonsering av kurs og andre tilbud til ph.d.-kandidatene ved HF.

2: Opplæringsdelen

Alle fakultetets ph.d.-kandidater skal sikres et godt, relevant og forutsigbart opplæringstilbud. Opplæringstilbudet skal både være relevant for den enkeltes avhandlingsarbeid og ha innhold som er samlende og felles for alle med en ph.d.-grad fra Det humanistiske fakultet ved UiO. Hva som kreves av kandidatene og hva de kan forvente som ph.d.-kandidater ved fakultetets ph.d.-program skal være tydelig. Det skal være klare rammer for opplæringsdelen, men samtidig skal det være rom for variasjon og fleksibilitet. Sammensetningen av opplæringsdelen skal revideres, og det skal lages beskrivelser av og minstekrav til opplæring i metode, etikk, vitenskapsteori og formidling.

Tiltak 2.1

Overordnede rammer for sammensetning av opplæringsdelen skal revideres. Nye bestemmelser for opplæringsdelen og endringer i programplanen skal vedtas i 2022.

Opplæringsdelen, på samlet 30 studiepoeng, skal bestå av følgende:

• Etikk-opplæring: Består av et felles, obligatorisk etikk-seminar for alle kandidater på fakultetets ph.d.-program som bl.a. dekker personvern og datahåndtering, i kombinasjon med fagspesifikk etikk-opplæring ved det enkelte institutt eller institutter i samarbeid.
• Vitenskapsteori: Består av et mindre, felles og obligatorisk vitenskapsteoriseminar for alle kandidater på fakultetets ph.d.-program, som skal kombineres med opplæring i vitenskapsteori ved det enkelte institutt eller institutter i samarbeid.
• Metode: Alle kandidatene skal ha metodeopplæring. Metodeopplæring gis ved det enkelte institutt eller av flere institutter i samarbeid.
• Formidling: Alle kandidatene skal ha opplæring i formidling, herunder et felles, obligatorisk formidlingskurs.
• Tekstpresentasjon og -kritikk (Avhandlingsseminar): Alle kandidater skal få trening i å presentere egen tekst, gi og motta kritikk og tilbakemelding på tekst.
• Konferansedeltakelse: Alle kandidater skal delta på internasjonal konferanse med paper/foredrag/abstract.
• Eventuelle obligatoriske forskerkurs ved det enkelte institutt. Fastsettes av instituttet.
• Valgfrie forskerkurs: Kandidaten kan selv sette sammen den siste delen av opplæringsdelen med valgfrie kurs. Dette kan være forskerkurs ved instituttet, ved andre enheter ved UiO og/eller eksterne kurs. Kursene og poenguttelling skal forhåndsgodkjennes av instituttets ph.d.-leder.

I løpet av 2022 skal det utarbeides beskrivelser av og krav til de ulike elementene i opplæringsdelen.

Tiltak 2.2

Det innføres felles minstestandard for instituttenes forskerutdanningstilbud, i tråd med endringene i opplæringsdelen. Alle instituttene skal alene, sammen med andre institutter eller sammen med eksterne partnere som et minimum tilby kandidatene:

• Opplæring i etikk, i tillegg til fakultetets felles etikk-kurs
• Opplæring i vitenskapsteori, i tillegg til fakultetets felleskurs
• Metodeopplæring, tilpasset kandidatenes behov og koordinert med andre institutters tilbud.
• Ph.d.-seminar/avhandlingsseminar: Instituttene skal ha et løpende seminar der stipendiatene kan samles jevnlig, minimum 2 ganger per semester, til ulike faglige aktiviteter. Seminaret skal som et minimum inkludere obligatorisk presentasjon av tekstutkast og tilbakemelding på tekst (avhandlingsseminaret), men kan også inkludere forskerkurs, gjesteforelesninger mm. Det skal legges til rette for at kandidater kan delta på tvers av instituttene.

Tiltak 2.3

Ph.d.-programrådet skal diskutere normer og lage veiledninger for vekting og godkjenning av interne og eksterne kurs, seminarer o.l. for å sikre kvalitet og ensartet poenguttelling. Fakultetet har ansvar for å sikre at alle medlemmer i programrådet har kjennskap til grunnleggende prinsipper for beregning av ECTS-poeng og til relevante deler av Lov om universiteter og høyskoler og Forskrift for graden ph.d. ved Universitetet i Oslo, slik at vektig og godkjenning av kurs og aktiviteter skjer i tråd med gjeldende regelverk.

Tiltak 2.4

Fakultetets kandidater skal ha et mer forutsigbart og bedre koordinert tilbud om kurs i forskerferdigheter enn de har i dag. Gjennom et 3-årige studieløp, samt gjennomføringsstipendperioden for fakultetets stipendiater, skal kandidatene ha tilbud om opplæring innenfor følgende temaer:

• Skriving av monografi og artikkelbasert avhandling
• Avanserte bibliotekstjenester
• Datahåndtering
• Akademisk engelsk
• Publisering av artikler og bøker på internasjonalt nivå
• Forskningsfinansiering i Norge og EU

Opplæringstilbudet er ikke poenggivende og inngår ikke i kandidatenes opplæringsdel. Kurs holdes av instituttene eller eksterne enheter, men koordineres av programrådet og fakultetets ph.d.-leder.

3: Veiledning

Alle kandidater skal få god veiledning, av minst to veiledere, tilpasset faglige behov og endringer i behov gjennom avhandlingsarbeidet. Instituttene skal sikre at alle veiledere kjenner UiOs Etiske retningslinjer for veiledningsrelasjoner, at veiledning tematiseres i medarbeidersamtalen, at nyansattes veiledningskompetanse kartlegges og at eksterne medveiledere gjøres kjent med lokale normer og forhold. Veileder og kandidat skal være kjent med krav til og forpliktelser i veilederforholdet.

Tiltak 3.1

Det skal arrangeres felles samling for alle nye kandidater og deres veiledere 1-2 ganger pr. år avhengig av behov. Gjennom denne samlingen skal det skapes en felles forståelse av ph.d.-programmet og opplæringsdelen, forventninger til veiledning, hva medveiledning innebærer, krav til rapportering mm. Samlingen er ikke en del av opplæringsdelen i ph.d.-programmet, men det skal være en klar forventning om at både kandidat og veileder skal møte på disse samlingene.

Tiltak 3.2

Fakultetet skal opprette og følge opp små veiledergrupper/-nettverk for gruppecoaching/kollegaveiledning. Fakultetet setter sammen disse gruppene, som er ment å vare gjennom flere år, men gruppene skal være selvgående og deltakerne må selv ta initiativ til møter og andre aktiviteter.

Tiltak 3.3

Hvert institutt, eller institutter i samarbeid, skal årlig arrangere veiledersamlinger. Samlingene vil dreie seg om ulike temaer som er viktige for å sikre gode veiledningsrelasjoner og veiledning av høy kvalitet. Veiledersamlingene koordineres av programrådet.

4: Karriereutvikling

Fakultetet skal legge til rette for karriere- og kompetanseutvikling og for utvikling av kandidatenes karrierebevissthet, enten de tar sikte på en karriere i eller utenfor akademia. Arbeidet med bedre karrierestøtte for ph.d.-kandidater er allerede påbegynt med mal for karriereplanlegging for ph.d.-kandidater og planlagt opplæring i karrieresamtale for instituttenes ph.d.-ledere og forskningsledere. Det skal utvikles og gjennomføres flere tiltak rettet mot karriereutvikling, gjennom hele doktorgradsløpet, inkludert hvordan gjennomføringsstipendåret kan benyttes for best mulig kompetanseutvikling.

Tiltak 4.1

I tråd med fakultetets årsplan 2022-23 skal fakultetet etablere og tilby karriereutviklingstiltak for ph.d.-kandidater innen 2023. Tiltak må utvikles i samarbeid mellom fakultet og institutter, og i samarbeid med personalseksjonen og eksterne partnere (f.eks. Karrieresenteret).

Tiltak 4.2

Gjennomføringsstipendordningen bør være fleksibel slik at den i størst mulig grad bidrar til at kandidatene får relevant kompetanse. Undervisning skal fortsatt være et sentralt element i gjennomføringsstipendet, men med større rom for tilpasning og variasjon. Både forskerferdigheter og karriereutviklingstiltak bør sees i sammenheng med gjennomføringsstipendperioden. Institutt og kandidat skal i samarbeid lage en plan for gjennomføringsstipendperioden.

Retningslinjene for og beskrivelsen av oppgaver i gjennomføringsstipendperioden skal revideres i løpet av 2022. En arbeidsgruppe med deltakere fra ulike institutter og med ulike roller utarbeider forslag til nye retningslinjer og rutiner for planlegging av gjennomføringsstipendperioden.

5: Kvalitetssikring

Både fakultet og institutt har ansvar for å sikre kvaliteten på forskerutdanningen og for å følge UiOs kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten. Arbeid med kvalitetssikring skal pågå kontinuerlig, og spørsmål om hva kvalitet betyr og hvordan vi best jobber med kvalitet skal diskuteres jevnlig i relevante fora. Programrådet har ansvar for løpende arbeid med forskerutdanningstilbudet og ph.d.-utvalget skal sammen med prodekan for forskning og forskerutdanning stå for det overordnede kvalitetssikringsarbeidet.

Tiltak 5.1

Fakultetet og instituttene plikter å oppfylle kravene i UiOs kvalitetssystem. Fakultetet skal revidere rutinebeskrivelsene for kvalitetssystemet slik at krav til emnebeskrivelser, emneevalueringer, rapportering og programevalueringer er tydelig og kjent for alle.

Tiltak 5.2

Ph.d.-utvalget er et rådgivende organ og har som oppgave å kvalitetssikre fakultetets forskerutdanning. Ph.d.-utvalget videreføres, men utvalgets rolle og mandat skal spisses. Utvalget skal ha en aktiv rolle i kvalitetssikringsarbeidet, med mandat til å utforme bestilling av instituttenes årsrapporter, behandle rapportene og gi råd om oppfølging av rapportene ved det enkelte institutt.

Sammensetning: Utvalget ledes av prodekan for forskning og forskerutdanning, og består i tillegg av tre fast vitenskapelig ansatte uten ph.d.-lederansvar, én stipendiatrepresentant. De fire utvalgsmedlemmene skal normalt ha ulik institutt-tilknytning.

Ph.d.-utvalget skal

• Utforme bestilling av årsrapporter fra instituttene til fakultetet
• Gi innspill til endringer i mal for framdriftsrapportering (ved behov)
• Behandle instituttenes og ph.d.-leders årsrapporter og gi skriftlige tilbakemeldinger i form av kommentarer og/eller oppfølgingsspørsmål. Ved behov følges årsrapporter opp i møte mellom fakultetet og instituttet.  

Tiltak 5.3

Alle ph.d.-kandidater, både interne stipendiater og eksternt finansierte kandidater, skal knyttes til aktive fagmiljøer og kandidatene som får opptak på fakultetets ph.d.-program skal bidra aktivt til fagmiljøet og delta på ph.d.-programmets aktiviteter. Retningslinjer og rutiner for opptak på ph.d.-programmet skal revideres for å sikre at instituttet har relevant veiledningskompetanse- og kapasitet, at alle kandidater kan knyttes til aktive forskningsmiljøer og integreres i faglige nettverk. Krav og forventninger til kandidatenes tilstedeværelse og deltakelse skal presiseres.

Tiltak 5.4

Det innføres en felles minstestandard for mottak av nye ph.d.-kandidater, oppfølging underveis i løpet og avslutning.

• Alle nye kandidater på fakultetet og deres veiledere skal delta på en felles samling. Arrangementet avholdes 1-2 ganger pr. år avhengig av behov. (Se også tiltak 3.1)
• Alle ph.d.-kandidater skal ha en oppstartsamtale på instituttet. Kandidat, veileder, administrativ leder, ph.d.-leder og/eller forskningsleder skal delta på samtalen. Innholdet i opptaksavtalen, bl.a. krav og forventninger til veiledning, skal gjennomgås i fellesskap. Det skal utarbeides en felles mal for oppstartsamtale.
• Alle kandidater, både stipendiater ansatt ved instituttet og kandidater med ekstern finansiering, skal ha tilbud om en årlig medarbeidersamtale eller oppfølgingssamtale med instituttets forskningsleder eller ph.d.-leder (avhengig av instituttets rutiner og ansvarsdeling).
• Instituttene skal ha gode rutiner for framdriftsrapportering fra alle ph.d.-kandidater og -veiledere og for oppfølging av rapportene. Fremdriftsrapportering skal følges opp med samtaler og/eller andre tiltak der det rapporteres om eller er grunn til å tro at det er utfordringer med progresjon, veilederforhold mm.
• Alle kandidater på ph.d.-programmet ved Det humanistiske fakultet skal gjennomføre en midtveisevaluering. Midtveisevaluering er en obligatorisk del av ph.d.-programmet. Instituttene er ansvarlige for gjennomføring av midtveisevaluering for kandidatene tilknyttet instituttet. Ordningen omfatter også kandidater med ekstern arbeidsgiver. Ved oppstart på programmet avtaler institutt, kandidat og veileder i hvilken periode midtveisevalueringen skal gjennomføres, mht. framdriftsplan, forskningsopphold mm.
• Instituttet skal ha en samtale med alle stipendiater som kvalifiserer for gjennomføringsstipend 6 mnd. før planlagt innlevering av avhandling med gjennomgang og planlegging av oppgaver og gjøremål i gjennomføringsstipendperioden.

Alle institutter skal ha en avslutningssamtale der kandidat, veileder, forskningsleder eller ph.d.-leder og en fra administrasjonen deltar. Det utarbeides en felles mal for avslutningssamtale. Doktoranden skal også motta en hilsen og en blomst fra instituttet ved første felles samling eller annen anledning etter forsvart avhandling.