Tilstede: Arne Krumsvik, Gunn Enli, Marika Lüders, Jon Inge Faldalen, Anders Lysne, Haakon Berg-Johnsen, Thea Asora Sørlund Johannesen, Kari Steen-Johnsen, Aina Nessøe (administrasjonsleder), Maria Utheim (undervisningsleder).
Frafall: Torstein Norum Bugge
Referent: Aina Nessøe
Ordinære saker
Sak 42/17: Utpeking av to medlemmer til å godkjenne og undertegne protokollen
Vedtaksforslag:
Instituttstyret godkjenner innkallingen og vedtar at følgende personer pekes ut til å godkjenne og undertegne protokollen for 31. oktober 2017:
Haakon Berg Johnsen og Marika Lüders
Saker til behandling i åpent møte
Orienteringssaker
Sak 43/17: Protokoll fra instituttstyrets møte 31. oktober 2017
Saksdokument: Protokoll 31. oktober 2017
Protokollen tatt til orientering. (Kommentar fra styret om at det manglet et ord i en setning om budsjettunderskudd. Feil rettet)
Sak 44/17 Orienteringer fra ledelsen
- Instituttleder orienterte om styringsdialogmøtet med fakultetsledelsen 16. november. Fakultetsledelsen uttrykte bekymring for instituttets langtidsbudsjett som viser et økende merforbruk, og etterspurte tiltak for å bringe økonomien i balanse på mellomlang og lengre sikt. Instituttleder redegjorde for 6-punktsplanen (jf budsjettnotatet i sak 49/17)
- Instituttleder informerte om UiOs rutiner for håndtering av saker om seksuell trakassering/uønsket seksuell oppmerksomhet. IMKs ledelse har gjort seg kjent med regelverk og rutiner for håndtering og dokumentering av denne typen saker. Informasjon er gitt ansatte og studenter i form av i nyhetsbrev, nettsider og epost.
Sak 45/17 Orienteringer fra studentene
-
Det er eksamenstid og dermed få andre aktiviteter å melde om.
Diskusjonssaker
Sak 46/17 IMKs årsplan 2018-2020
Saksdokumenter:
- Framleggsnotat datert 22.11.2017
- Utkast til IMKs årsplan 2018-2020
Styrets ga en rekke innspill til årsplanen som overordnet gikk på å tydeliggjøre sammenhengen mellom tiltak og målsetning samt mer konkretisering av tiltakene.
Ledelsen tar kommentarer og forslag til etterretning. Årsplanen framlegges for styret som vedtakssak på første møte i 2018.
Vedtakssaker
Sak 47/17 Styrekalender vår 2018
Saksdokument: Framleggsnotat av 20.11.2017
Vedtak: Forslag til datoer vedtas.
Sak 48/17 Finansiering av forskningssamarbeid ved IMK 2018
Saksdokumenter:
- Framleggsnotat ved instituttleder av 23.11.2017
Dokumenter som utgjør vurderingsgrunnlaget, deles til stemmeberettigede styremedlemmer (intern saksbehandling, u.o. offl. § 5 første ledd). Meroffentlighet blir vurdert etter avsluttet saksbehandling. Tildeling av utlysningene blir ikke vedtatt enkeltvis, men foreslås behandlet som et samlet vedtak.
Kommentarer: Søknadene hadde i varierende grad svart på utlysningen, budsjettene fulgte ikke oppsatte kriterier og det manglet sammenheng mellom omfanget av budsjetterte kostnader og tilhørende aktiviteter. Det blir derfor nødvendig med en revisjonsrunde av noen av søknadene og tilhørende budsjetter.
Vedtak:
- Søknader om driftsmidler til aktiviteter som omfattes av utlysningen innfris.
- Det tas forbehold om avkortning som følge av annen finansiering (e.g. PES-midler).
- Instituttledelsen innvilger endelig nivå på frikjøp og vitenskapelig assistanse etter at søkerne har levert revidert søknad med mer detaljerte planer.
- I endelig tildeling av ressurser skal det legges vekt på historisk resultatoppnåelse.
Sak 49/17 IMKs Budsjett 2018 og langtidsbudsjett
Saksdokumenter:
- Framleggsnotat ved instituttleder og administrasjonsleder av 22.11.2017
Kommentarer: IMK's langtidsbudsjett viser store underskudd i perioden 2018-2020. Dette er en følge av økte personalkostnader for nye tilsettinger og egenandeler til ekstra undervisningsår for postdoktorer. Fra og med 2018 må vi utnytte både personal-ressursene og driftsmidlene på en måte som understøtter målene om økte eksterne inntekter og økt gjennomføring av studenter.
Vedtak: Budsjettet vedtas med forslag om midler til forskningssatsninger og tildeling av fakultetsstipendiat for 2018 til "Living the Nordic Model".
Saker til behandling i lukket møte
Vedtakssaker
Sak 50/17 Innstilling til stilling som doktorgradsstipendiat i medievitenskap med fordypning i barn, ungdom og medier tilknyttet EU Kids Online prosjektet
Saken er unntatt offentlighet, jfr off.l. §25. Dokumenter i saken deles ut til stemmeberettigede styremedlemmer.
Saksdokumenter:
- Framleggsnotat av 20. november 2017
- Intervju- og innstillingskomiteens forslag til innstilling
- Dokumentasjonen til de innstilte søkerne
- Retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger ved UiO
Vedtak: Innstilling til stilling som doktorgradsstipendiat vedtas. Saken oversendes til Fakultetets tilsettingsutvalg.
Eventuelt
Meldt in 24.11.2017 av instituttleder Arne Krumsvik
Orienteringssak
51/17. Tilsetting av ny instituttleder på IMK: prosessen videre
Kunngjøring av stilling som instituttleder blir publisert så raskt som mulig. Utlysningsteksten fra forrige runde blir benyttet og fakultetsledelsen undersøker om det kan utlyses for en hel periode (4 år) eller om stillingen må utlyses som et vikariat ut nåværende åremålsperiode. Arne fratrer f.o.m 15. mai og ny instituttleder forventes å tiltre 1.august. Nestleder Maria Utheim vil fungere i overgangsperioden.
IMK styret utpekte følgende medlemmer til innstillingskomitéen: Eli Skogerbø, Marika Lüders og Malena Haaland Lindberg (student). Komitéleder er dekan Arne B. Amundsen.